Patientsäkerhetsberättelse: så uppfyller din tandvårdsklinik lagens krav
Varje år, senast den 1 mars, ska alla vårdgivare i Sverige – privata tandvårdskliniker inkluderat – ha upprättat en patientsäkerhetsberättelse för föregående kalenderår. Kravet finns inskrivet i Patientsäkerhetslagen (2010:659) 3 kap. 10 §, och trots att det är en av de mest konkreta och återkommande skyldigheterna en klinik har, är det också en av dem som ofta hamnar sist i högen när vardagen tar över.
Vad är egentligen en patientsäkerhetsberättelse?
Berättelsen är en sammanställning av hur kliniken har arbetat med patientsäkerhet under året som gått. Den ska ge en tydlig bild av vilka risker som identifierats, vilka avvikelser som inträffat, vilka åtgärder som vidtagits och vilka mål som satts för det kommande året. Syftet är dubbelt: dels ska den fungera som ett internt styrdokument som visar vad som faktiskt gjorts, dels ska den kunna visas upp för IVO vid en eventuell tillsyn eller begäran.
En vanlig missuppfattning är att berättelsen bara är en formalitet – ett dokument som skrivs i efterhand för att ”beta av” ett krav. I praktiken fungerar den bäst tvärtom: som ett kvitto på ett arbete som redan pågått kontinuerligt under året.
Vad ska ingå?
Socialstyrelsens föreskrifter pekar ut ett antal områden som bör beskrivas i en patientsäkerhetsberättelse:
- Hur patientsäkerhetsarbetet har organiserats och vem som haft ansvar för vad
- Vilka strategier och mål som funnits för verksamhetens patientsäkerhetsarbete
- Vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten och minska riskerna
- Vilka resultat som uppnåtts, till exempel utfall av riskanalyser och avvikelsehantering
- Hur samverkan med patienter och närstående har skett i patientsäkerhetsarbetet
För en mindre klinik kan det kännas övermäktigt att sammanställa allt detta manuellt, särskilt om avvikelser, riskanalyser och rutiner ligger utspridda i olika pärmar, mappar och Word-dokument. Risken är att berättelsen skrivs ihop hastigt i februari, baserad på minnen snarare än faktiskt dokumenterade händelser.
Varför det blir svårt i praktiken
Problemet är sällan bristande vilja. De flesta kliniker vill arbeta strukturerat med patientsäkerhet. Svårigheten uppstår när underlaget för berättelsen är spritt över flera system och format:
- Avvikelser noteras i ett delat dokument som bara vissa kommer ihåg att uppdatera
- Riskbedömningar görs vid enstaka tillfällen men följs sällan upp systematiskt
- Rutiner och checklistor finns i pärmar som inte alltid är samma version som personalen faktiskt använder
När underlaget är fragmenterat blir sammanställningen tidskrävande, och det finns en påtaglig risk att viktiga händelser glöms bort helt.
Hur ett digitalt verktyg förenklar arbetet
Det är precis den här typen av problem som DentSafe är byggt för att lösa. Genom att samla avvikelsehantering, riskanalyser, rutiner och uppföljning i samma system skapas ett löpande underlag som redan finns strukturerat när det är dags att skriva patientsäkerhetsberättelsen.
I stället för att i efterhand försöka rekonstruera vad som hänt under året kan kliniken i DentSafe se en samlad historik: vilka avvikelser som registrerats, hur de hanterats, vilka riskanalyser som genomförts och vilka åtgärder som satts in. Det gör att berättelsen kan byggas utifrån verklig, dokumenterad data – inte minnesbilder – vilket både sparar tid och höjer kvaliteten på det som rapporteras.
För kliniker som vill gå från stressig årlig deadline till ett kontinuerligt och överblickbart arbetssätt är ett samlat digitalt system ofta den enskilt största förbättringen man kan göra.
Vill du se hur DentSafe kan hjälpa din klinik att förenkla arbetet med patientsäkerhet och kvalitetsledning? Boka en demo för att komma igång.